Que puis-je déduire comme frais dans les comptes de mon activité professionnelle ?


le 12-11-2013



Quel type de dépenses peut-être considéré comme dépense professionnelle ? Que peut-on déduire dans ses comptes d’activités ? Réponse d’expert...

La question des frais déductibles du bénéfice d'une société est très couramment posée lors de la rédaction du business plan. L'idée consiste parfois à essayer de déduire un maximum de frais afin de réduire le poids de l'impôt sur les sociétés. Considérer une dépense comme une dépense professionnelle a deux conséquences intéressantes du point de vue fiscal : d'une part, elle constitue une charge qui viendra minorer le résultat ; d'autre part, la TVA est récupérable.

Quels types de dépenses ?

La réponse est aisée : toute dépense qui a été engagée pour atteindre l'objet de la société, la développer et permettre de réaliser le chiffre d'affaires. Si l'activité consiste en la vente de chaussures, il est évident que l'achat des chaussures en question sera considéré comme une dépense venant en minoration du chiffre d'affaires. Assez logiquement, la base d'imposition est constituée sur la seule marge, le seul bénéfice réalisé. Par extension, les frais engagés pour se rendre chez le fournisseur, être en communication téléphonique ou déjeuner au restaurant avec le directeur commercial de l'entreprise qui vend les chaussures peuvent constituer des charges déductibles.

Dès lors que le lien peut être facilement établi entre une dépense et l'activité de la société, la dépense peut venir en déduction de son bénéfice. Un entrepreneur peut faire des cadeaux à ses partenaires (clients, fournisseurs, etc.), inviter des clients au restaurant, procéder à des déplacements professionnels, même lointains… dès lors que ces dépenses peuvent être reliées à un élément de l'activité professionnelle.

Puis-je tout déduire ?

Il y a deux grandes catégories d'exclusion et quelques limites fiscales en matière de déduction.

Ne peuvent être considérées comme des dépenses déductibles d'un bénéfice fiscal celles ayant un caractère uniquement personnel (coiffeur, pressing, garde-robe, etc.) ou résultant d'une décision de justice pénale (contraventions et amendes de la circulation, etc.).

Certaines dépenses sont engagées dans un but personnel mais servent également à des fins professionnelles : il s'agit des dépenses mixtes telles que le téléphone portable, l'abonnement Internet, la voiture familiale, etc.

La démarche à adopter est simple mais doit être pérennisée dans le temps : il s'agit de déterminer la part qui peut être affectée raisonnablement à l'activité professionnelle. Pour les abonnements Internet ou les forfaits de téléphonie mobile, il convient de définir un taux qui servira de base à la répartition entre la part déductible du bénéfice et celle qui ne l'est pas, parce que considérée comme une dépense personnelle.

Il pourra être estimé, par exemple, que 20 % des dépenses de portable sont personnelles. Ainsi, même si ce taux est à l'évidence faux car forfaitaire, il permettra d'adopter une démarche fiscale raisonnable et cohérente. Si la société est inscrite au domicile du gérant, on procédera de même pour la répartition du forfait d'accès à Internet, des éventuels frais de téléphonie fixe, etc. Il est préférable de ne pas faire varier le taux d'année en année, sauf si les conditions d'utilisation changent de manière significative.

Dans un certain nombre de cas, l'administration limite le droit à déduction : c'est le cas notamment des dépenses relatives à la voiture ou des frais de repas.

Il y a deux manières de procéder :

  • Tout au long de l'année, la totalité de la dépense est constatée en comptabilité ; en fin d'année, au moment de déterminer le résultat fiscal et l'impôt sur les sociétés qui en découle, l'évaluation de la part personnelle – donc, non déductible du bénéfice – sur l'ensemble de l'année permet de corriger le résultat.

  • À chaque fois qu'une dépense est enregistrée en comptabilité, on corrige tout de suite la part non déductible du bénéfice de la société. Ainsi, lors de l'établissement de la note de frais à rembourser au gérant, il n'est inscrit que la part professionnelle du forfait téléphonique ou de l'accès à Internet.

Et les dépenses futures ?

Soit les dépenses de la société qui viennent en déduction du bénéfice sont engagées dans l'année concernée, soit leur fait générateur est un événement de l'année.
A priori, il n'est pas possible de déduire des dépenses qui n'ont pas encore eu lieu au cours de l'exercice.

Une exception cependant est à noter : les charges sociales du gérant. Compte tenu du processus déclaratif actuel, il déclare sa rémunération auprès de l'administration qui évalue les charges sociales, déduction faite des appels de cotisation provisionnels. Le résultat de ce calcul est communiqué en fin d'année N+1 pour une rémunération perçue par le gérant en N. Le fait générateur de cette dépense réside dans la rémunération versée au gérant au cours de l'exercice N. Ainsi, même si le solde des charges sociales relatives à l'année n'a pas été payé, il est possible d'en tenir compte dans les résultats de l'exercice.

Source: http://www.lesechos.fr