FEC : Definition, format et contenu du fichier des ecritures comptables et son mode de transmission à l'administration fiscale


  19 Mai 2014


Depuis début 2014, lors d'une vérification de comptabilité, la nouvelle obligation des entreprises et de leurs conseils est de présenter obligatoirement, des documents comptables par la remise des fichiers des écritures comptables (FEC)

Format & Contenu du Fichier des écritures comptables


Encadré par des prescriptions réglementaires précises, le FEC peut être constitué sous la forme de fichiers à plat, ou bien de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur le site www.impots.gouv.fr (rubrique « Professionnels »).

Chaque FEC doit être nommé selon la nomenclature suivante :

NuméroSirenFECAAAAMMJJ

. Le Siren est celui du contribuable auquel est jointe la date de clôture de l'exercice comptable.

Exemple dans les fichiers à plat (ASCII, CSV ou TXT), les écritures comptables du mois de janvier 2013 seront nommées « n°sirenFEC20131231_01 _02 etc.».

En principe, pour chaque exercice, il faut un FEC unique, avec son descriptif. Ce Fichier doit comprendre le détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux.

L'exploitation du Fichier des Ecritures Comptables

L'analyse des données s'effectue via des progiciels dédiés et permet de faire des contrôles exhaustifs sur l'ensemble des informations figurant dans le FEC.
L'auditeur ou le vérificateur peuvent mener des investigations sur des tables de volumes considérables (plusieurs millions de lignes), ce qui serait impossible à réaliser manuellement.
Les entreprises et leurs conseils peuvent également en tirer le meilleur parti pour anticiper et préparer les contrôles.

Le FEC dans la procédure de contrôle fiscal

La transmission du FEC doit se faire au début des opérations de contrôle. Les 2 parties conviennent ensemble du support sur lequel sera enregistré le FEC à transmettre.
La remise ou l'absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes aux normes sont formalisées par écrit sur un document.

Outre la remise sur une clef USB ou via la récupération sur un disque dur, les fichiers peuvent être déposés sur la plateforme internet d'échanges sécurisés ESCALE : https://escale.dgfip.finances.gouv.fr

Pour l'administration fiscale, le Fichier des Ecritures Comptables est à remettre lors de la première intervention sur place.


J.-M. P.



LIEN UTILE :
- BOFIP : CF – Procédures de rectification et d'imposition d'office – Contrôle des comptabilités informatisées - Format du fichier des écritures comptables






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